Dlaczego lepiej windykować należności za pośrednictwem zewnętrznej kancelarii?

Korzyści wynikające z obsługi należności za pośrednictwem zewnętrznej kancelarii są spore i zdecydowanie warto się nad nimi pochylić.

Większość przedsiębiorców z sektora małych i średnich firm, których dotyka nieterminowość zapłaty ich klientów, działa we własnym zakresie w obawie przed nadmiernymi kosztami kancelarii zewnętrznych. Częstym argumentem jest również strach przed utratą klientów.

Ale czy słusznie?

Przez ostatnie lata proces windykacji należności stał się rozbudowanym mechanizmem z wykorzystaniem instrumentów prawnych i specjalistycznej wiedzy, którego celem jest optymalne działanie w interesie wierzyciela.

Pamiętajmy, że windykacja to nie tylko wezwania do zapłaty, czy komunikacja z dłużnikiem. To także wszelkiego rodzaju procesy sądowe, od zwykłej sprawy o zapłatę po powództwa p-ko zarządom spółek, a także przeciwdziałanie w zakresie wyzbywania się majątku, wnioski o upadłość przedsiębiorcy itd. W obsługę spraw tego typu wpisuje się również egzekucja komornicza i jeśli chcemy mówić o kompleksowości procesu windykacji, to nie sposób wspomnieć o procesach karnych.

Z powyższego wynika, że aby zapewnić swojej firmie kompletny proces windykacji należności, powinniśmy zatrudniać jednocześnie koordynatora, windykatora, radcę prawnego a najlepiej adwokata.

Alternatywą do własnego działu windykacji są zewnętrzne kancelarie, zapewniające kompletną obsługę należności.

1.  Mniejsze koszty w porównaniu do własnego działu windykacji

W większości przypadków kancelarie nie pobierają żadnych opłat wstępnych. Wynagrodzenie stanowi prowizja należna w przypadku odzyskania należności, którą dodatkowo możesz obciążyć swojego dłużnika – przedsiębiorcę. Koszty postępowania sądowego i egzekucyjnego również stanowią obciążenie dłużnika.

2.  Wyższą skuteczność

Skuteczność kancelarii zewnętrznych wynika z ich doświadczenia i kompleksowości. Zlecając prowadzenie spraw o zapłatę „na zewnątrz” przedsiębiorca może liczyć na bezzwłoczne wdrożenie procedur windykacyjnych wyczerpujących wszelkie, prawem dozwolone elementy procesu dochodzenia należności. Ponadto bezsprzecznym jest fakt, że autorytet kancelarii działa na korzyść wierzyciela.

3. Bezpieczeństwo prawne

Kancelaria zewnętrzna ponosi odpowiedzialność za wykonane czynności i ewentualne błędy czy zaniechania.

4. Oszczędność czasu

Przedsiębiorca nie musi sam siebie i swoich ludzi angażować w proces windykacji. Przedstawiciel handlowy nie traci czasu i może więcej sprzedawać. Księgowość również nie musi angażować się w tworzenie korespondencji, wezwań pozwów itd.

5. Wizerunek przedsiębiorcy i handlowca

To ważne, aby o pieniądze nie upominał się handlowiec. Wezwanie do zapłaty i dalsze czynności windykacyjne stanowią wrażliwy element na linii budowania relacji z klientem. Dlatego oddzielenie procesu dochodzenia należności od procesu sprzedaży jest absolutnie poprawne i pozytywnie wpływa na dalszą współpracę pomiędzy handlowcem a zalegającym z zapłatą klientem.

6. Jednolita procedura działania

Wprowadzenie jednolitej procedury działania w każdym przypadku opóźnienia z zapłatą buduje profesjonalny wizerunek wierzyciela i poczucie nieuchronności zapłaty u dłużnika.

Outsourcing procesu windykacji należności ma dwa zasadnicze cele, które stawiają sobie wspólnie kancelarie specjalizujące się w należnościach. Pierwszy z nich to zmniejszenie i alokowanie kosztów procesu windykacji. Drugi, równie istotny, to maksymalizacja skuteczności czynności windykacyjnych. Mając powyższe na względzie, warto rozważyć możliwość stałej współpracy z kancelarią specjalizującą się w windykacji należności.

1. Eliminacja błędów formalnych (Gwarancja ciągłości) Jeden błąd w oznaczeniu strony, zła liczba kopii czy brak dowodu opłaty – i sąd zwraca pozew. To strata kilku tygodni, w trakcie których dłużnik może ukryć majątek.
   • Nasza przewaga: Nasze pozwy są kompletne i bezbłędne formalnie. Przechodzą przez wstępną kontrolę sądu błyskawicznie, co przyspiesza wydanie nakazu zapłaty.
2. Maksymalizacja roszczenia (Pieniądze) Czy wiedzą Państwo, że w relacjach B2B przysługują Państwu wyższe odsetki za opóźnienia w transakcjach handlowych oraz ryczałtowa rekompensata za koszty odzyskiwania należności (40, 70 lub 100 Euro od każdej faktury)?
   • Nasza przewaga: Doliczamy wszystko, co przewiduje ustawa. Często okazuje się, że dodatkowe odsetki i rekompensaty pokrywają z nawiązką koszty naszej obsługi.
3. Dobór właściwej taktyki (E-Sąd, Tryb Nakazowy, Zabezpieczenie) Nie wysyłamy pozwów „z automatu”. Analizujemy, czy sprawa nadaje się do szybkiego E-Sądu, czy może dysponujemy dowodami na tryb nakazowy, który pozwala zająć konto dłużnika jeszcze przed uprawomocnieniem się wyroku.
   • Nasza przewaga: Stosujemy narzędzia prawne, które dają Państwu przewagę taktyczną i zaskakują dłużnika.
4. Autorytet i psychologia (Efekt Pełnomocnika) Dłużnicy inaczej traktują wezwania od kontrahenta, którego „zbywają” od miesięcy, a inaczej pismo procesowe sygnowane przez Kancelarię Prawną.
   • Nasza przewaga: Udział profesjonalnego pełnomocnika sygnalizuje dłużnikowi, że żarty się skończyły. Często sam fakt naszego włączenia się do sprawy skłania dłużnika do natychmiastowej spłaty lub propozycji ugody, by uniknąć kosztów sądowych.
5. Darmowa obsługa w przypadku wygranej To najważniejszy argument finansowy. Zgodnie z zasadą „przegrywający płaci”, sąd zasądza od dłużnika na Państwa rzecz zwrot kosztów zastępstwa procesowego (wynagrodzenia prawnika).
   • Nasza przewaga: Finalnie, przy skutecznej egzekucji, to dłużnik finansuje naszą pracę. Państwo odzyskują dług, odsetki i zwrot kosztów procesu.