Korzyści wynikające z obsługi należności za pośrednictwem zewnętrznej kancelarii są spore i zdecydowanie warto się nad nimi pochylić.
Większość przedsiębiorców z sektora małych i średnich firm, których dotyka nieterminowość zapłaty ich klientów, działa we własnym zakresie w obawie przed nadmiernymi kosztami kancelarii zewnętrznych. Częstym argumentem jest również strach przed utratą klientów.
Ale czy słusznie?
Przez ostatnie lata proces windykacji należności stał się rozbudowanym mechanizmem z wykorzystaniem instrumentów prawnych i specjalistycznej wiedzy, którego celem jest optymalne działanie w interesie wierzyciela. Pamiętajmy, że windykacja to nie tylko wezwania do zapłaty, czy komunikacja z dłużnikiem. To także wszelkiego rodzaju procesy sądowe, od zwykłej sprawy o zapłatę po powództwa p-ko zarządom spółek, a także przeciwdziałanie w zakresie wyzbywania się majątku, wnioski o upadłość przedsiębiorcy itd. W obsługę spraw tego typu wpisuje się również egzekucja komornicza i jeśli chcemy mówić o kompleksowości procesu windykacji, to nie sposób wspomnieć o procesach karnych.
Z powyższego wynika, że aby zapewnić swojej firmie kompletny proces windykacji należności, powinniśmy zatrudniać jednocześnie koordynatora, windykatora, radcę prawnego a najlepiej adwokata.
Alternatywą do własnego działu windykacji są zewnętrzne kancelarie, zapewniające kompletną obsługę należności. Takie rozwiązanie kwestii zaległych faktur niesie za sobą:
1. Mniejsze koszty w porównaniu do własnego działu windykacji.
W większości przypadków kancelarie nie pobierają żadnych opłat wstępnych. Wynagrodzenie stanowi prowizja należna w przypadku odzyskania należności, którą dodatkowo możesz obciążyć swojego dłużnika – przedsiębiorcę. Koszty postępowania sądowego i egzekucyjnego również stanowią obciążenie dłużnika.
2. Wyższą skuteczność.
Skuteczność kancelarii zewnętrznych wynika z ich doświadczenia i kompleksowości. Zlecając prowadzenie spraw o zapłatę „na zewnątrz” przedsiębiorca może liczyć na bezzwłoczne wdrożenie procedur windykacyjnych wyczerpujących wszelkie, prawem dozwolone elementy procesu dochodzenia należności. Ponadto bezsprzecznym jest fakt, że autorytet kancelarii działa na korzyść wierzyciela.
3. Bezpieczeństwo prawne.
Kancelaria zewnętrzna ponosi odpowiedzialność za wykonane czynności i ewentualne błędy czy zaniechania.
4. Oszczędność czasu.
Przedsiębiorca nie musi sam siebie i swoich ludzi angażować w proces windykacji. Przedstawiciel handlowy nie traci czasu i może więcej sprzedawać. Księgowość również nie musi angażować się w tworzenie korespondencji, wezwań pozwów itd.
5. Wizerunek przedsiębiorcy i handlowca.
To ważne, aby o pieniądze nie upominał się handlowiec. Wezwanie do zapłaty i dalsze czynności windykacyjne stanowią wrażliwy element na linii budowania relacji z klientem. Dlatego oddzielenie procesu dochodzenia należności od procesu sprzedaży jest absolutnie poprawne i pozytywnie wpływa na dalszą współpracę pomiędzy handlowcem a zalegającym z zapłatą klientem.
6. Jednolita procedura działania.
Wprowadzenie jednolitej procedury działania w każdym przypadku opóźnienia z zapłatą buduje profesjonalny wizerunek wierzyciela i poczucie nieuchronności zapłaty u dłużnika.
Outsourcing procesu windykacji należności ma dwa zasadnicze cele, które stawiają sobie wspólnie kancelarie specjalizujące się w należnościach. Pierwszy z nich to zmniejszenie i alokowanie kosztów procesu windykacji. Drugi, równie istotny, to maksymalizacja skuteczności czynności windykacyjnych. Mając powyższe na względzie, warto rozważyć możliwość stałej współpracy z kancelarią specjalizującą się w windykacji należności.