Na czym polega restrukturyzacja należności? Praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców

W działalności gospodarczej opóźnienia w płatnościach są zjawiskiem powszechnym, ale nie powinny być ignorowane. Długotrwałe zaległości w spłacie należności mogą zaburzyć płynność finansową firmy, ograniczyć zdolność do regulowania własnych zobowiązań, a w skrajnych przypadkach prowadzić do utraty rentowności. Dlatego tak ważne jest, aby przedsiębiorcy znali dostępne narzędzia umożliwiające odzyskiwanie należności w sposób przemyślany i bezpieczny.

Jednym z takich rozwiązań jest restrukturyzacja należności, czyli proces polegający na dostosowaniu warunków spłaty długu do aktualnych możliwości dłużnika – bez konieczności natychmiastowego kierowania sprawy na drogę sądową. To często skuteczna alternatywa dla windykacji, pozwalająca uniknąć kosztów postępowania oraz utrzymać relacje handlowe z kontrahentem.

W tym artykule wyjaśniamy, na czym polega restrukturyzacja należności, kiedy warto ją zastosować, jakie formy może przybrać i jak przeprowadzić ją z korzyścią dla interesów wierzyciela. Jeśli prowadzisz firmę i masz do czynienia z nierzetelnym płatnikiem, ten przewodnik pomoże Ci ocenić, czy restrukturyzacja to właściwa droga działania.

Czym jest restrukturyzacja należności?

Restrukturyzacja należności to proces polegający na zmianie warunków spłaty zadłużenia przez kontrahenta w celu zwiększenia szans na odzyskanie należnych środków. Dotyczy sytuacji, w których dłużnik ma trudności z terminowym uregulowaniem zobowiązań, ale nadal istnieje realna możliwość spłaty – pod warunkiem dostosowania warunków płatności do jego aktualnych możliwości finansowych.

W praktyce restrukturyzacja należności oznacza zawarcie nowego porozumienia pomiędzy wierzycielem a dłużnikiem, które może obejmować m.in.:

• wydłużenie terminu płatności,
• rozłożenie zaległości na raty,
• częściowe umorzenie należności,
• ustalenie nowych zasad rozliczeń,
• konwersję długu na świadczenie niepieniężne (np. towary, usługi).

Celem restrukturyzacji nie jest rezygnacja z dochodzenia należności, lecz minimalizacja ryzyka jej całkowitej utraty. W odróżnieniu od postępowania windykacyjnego, które często kończy się sprawą sądową i egzekucją, restrukturyzacja ma charakter ugodowy i prewencyjny – pozwala działać szybciej i elastyczniej.

Warto odróżnić restrukturyzację należności od restrukturyzacji zobowiązań, która dotyczy sytuacji, gdy to przedsiębiorca nie jest w stanie regulować swoich własnych długów. W przypadku należności to wierzyciel inicjuje działania, by odzyskać środki, zanim sytuacja dłużnika pogorszy się na tyle, że stanie się niewypłacalny.

Dobrze zaplanowana restrukturyzacja to narzędzie, które pozwala zachować kontrolę nad przepływami finansowymi, odzyskać środki w sposób uporządkowany i często – bez konieczności przerywania współpracy z kontrahentem.

Kiedy warto zastosować restrukturyzację należności?

Restrukturyzacja należności to rozwiązanie, które warto rozważyć zanim sprawa stanie się krytyczna – czyli wtedy, gdy kontrahent przestaje płacić w terminie, ale nadal utrzymuje kontakt i deklaruje chęć spłaty. To forma działania „z wyprzedzeniem”, mająca na celu uniknięcie kosztownego i często nieskutecznego postępowania sądowego czy windykacyjnego.

Restrukturyzacja może być skuteczna, gdy:

• kontrahent ma przejściowe problemy z płynnością, ale nie unika odpowiedzialności i chce kontynuować współpracę,
• zaległości są znaczne, ale ich spłata w obecnych warunkach nie jest możliwa w całości,
• relacja handlowa ma dla wierzyciela strategiczne znaczenie, np. chodzi o stałego klienta, z którym warto utrzymać kontakt,
• istnieją realne szanse na odzyskanie należności po zmianie warunków płatności, np. po rozłożeniu długu na raty lub wydłużeniu terminu spłaty,
• wierzyciel chce uniknąć kosztów i ryzyk związanych z windykacją sądową, zwłaszcza gdy postępowanie byłoby czasochłonne lub skomplikowane dowodowo.

Warto pamiętać, że restrukturyzacja ma sens tylko wtedy, gdy dłużnik wykazuje wolę współpracy, a proponowane warunki spłaty są realne do wykonania. Jeśli jednak kontrahent nie komunikuje się, unika kontaktu lub nie respektuje wcześniejszych ustaleń, wówczas skuteczniejszym rozwiązaniem może być rozpoczęcie postępowania windykacyjnego lub zabezpieczenie roszczeń na drodze sądowej.

Dobrze przeprowadzona restrukturyzacja pozwala nie tylko odzyskać środki, ale też ograniczyć ryzyko utraty relacji biznesowej i reputacji, szczególnie gdy działania prowadzone są w sposób profesjonalny i z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń prawnych.

Jakie są formy restrukturyzacji należności?

Restrukturyzacja należności może przybierać różne formy, w zależności od sytuacji finansowej dłużnika, rodzaju zobowiązania oraz celu, jaki chce osiągnąć wierzyciel. Celem tych działań jest zwiększenie szans na odzyskanie środków przy jednoczesnym dostosowaniu warunków spłaty do możliwości kontrahenta. Poniżej przedstawiamy najczęściej stosowane formy restrukturyzacji należności w praktyce gospodarczej:

Wydłużenie terminu płatności

To najprostsza forma restrukturyzacji, polegająca na ustaleniu nowego, późniejszego terminu spłaty całej zaległości. Daje dłużnikowi więcej czasu na zebranie środków, a wierzycielowi pozwala uniknąć kosztownej windykacji.

Rozłożenie długu na raty

Zamiast żądać jednorazowej spłaty całości należności, wierzyciel może zaproponować spłatę w systemie ratalnym. To rozwiązanie szczególnie skuteczne, gdy zaległość jest znaczna i dłużnik nie jest w stanie uregulować jej od razu.

Częściowe umorzenie długu

Wierzyciel może zgodzić się na rezygnację z części należności w zamian za szybką i pewną spłatę pozostałej kwoty. Tego rodzaju kompromis bywa korzystny, gdy istnieje ryzyko całkowitej niewypłacalności dłużnika.

Odroczenie płatności

Polega na czasowym zawieszeniu obowiązku spłaty – np. na kilka miesięcy – z ustaleniem nowego harmonogramu spłat po okresie karencji. Rozwiązanie to daje czas na poprawę sytuacji finansowej dłużnika.

Konwersja długu na inne świadczenie

W szczególnych przypadkach należność może zostać rozliczona w innej formie niż pieniężna – np. poprzez przekazanie towarów, świadczenie usług lub przeniesienie praw majątkowych (np. udziałów w spółce).

Zawarcie ugody

Restrukturyzacja może zostać sformalizowana w postaci ugody zawartej między wierzycielem a dłużnikiem. Ugoda może zawierać ustalenia dotyczące nowych warunków płatności, sposobu rozliczenia oraz zabezpieczeń. Dobrze sporządzona ugoda może być podstawą do egzekucji, jeśli zostanie zatwierdzona przez sąd lub zawarta w formie aktu notarialnego z klauzulą wykonalności.

Wybór formy restrukturyzacji zależy od wielu czynników: wartości zadłużenia, stanu finansów dłużnika, dotychczasowych relacji handlowych i poziomu ryzyka. Niezależnie od rozwiązania, kluczowe jest, aby każda restrukturyzacja była odpowiednio udokumentowana i prawnie zabezpieczona, co zwiększa szanse na skuteczne odzyskanie należności.

Jak wygląda typowa procedura restrukturyzacji należności?

Proces restrukturyzacji należności nie ma jednej sztywnej formy, ale w praktyce biznesowej przyjmuje zazwyczaj kilka stałych etapów. Każdy z nich ma na celu ocenę sytuacji dłużnika, przygotowanie odpowiedniego rozwiązania i zabezpieczenie interesów wierzyciela. Oto, jak najczęściej przebiega restrukturyzacja należności krok po kroku:

Wstępna analiza sytuacji dłużnika

Pierwszym krokiem jest ocena kondycji finansowej kontrahenta oraz przyczyn opóźnień w płatnościach. Wierzyciel powinien ustalić, czy dłużnik jest niewypłacalny, czy jedynie czasowo utracił płynność. Na tym etapie pomocne są informacje księgowe, dane z rejestrów dłużników oraz dotychczasowy przebieg współpracy.

Nawiązanie kontaktu i wstępne rozmowy

Następnie wierzyciel podejmuje kontakt z dłużnikiem – telefonicznie, mailowo lub osobiście – i proponuje rozpoczęcie rozmów o restrukturyzacji. To moment na zbadanie jego gotowości do współpracy i wypracowanie rozwiązania, które będzie możliwe do wykonania, a jednocześnie zabezpieczy interesy wierzyciela.

Opracowanie propozycji restrukturyzacyjnej

Wierzyciel (samodzielnie lub przy pomocy prawnika) przygotowuje konkretne warunki restrukturyzacji: nowy harmonogram spłat, ewentualne umorzenie części długu, odsetki, zabezpieczenia. Propozycja powinna być realna do wykonania, ale też uwzględniać ryzyko dalszych opóźnień.

Zawarcie porozumienia (ugody)

Po akceptacji warunków przez obie strony następuje podpisanie porozumienia. Warto zawrzeć je w formie pisemnej, a w przypadku większych kwot – w formie aktu notarialnego z klauzulą egzekucyjną. Umowa powinna jasno określać: terminy, kwoty, zabezpieczenia oraz skutki niewywiązania się z warunków.

Monitorowanie wykonania umowy

Po zawarciu porozumienia wierzyciel powinien na bieżąco kontrolować, czy dłużnik przestrzega ustalonych zasad. W razie uchybień konieczna może być reakcja – ponowny kontakt, wezwanie do zapłaty lub podjęcie działań zabezpieczających.

Restrukturyzacja należności to narzędzie, które działa najlepiej wtedy, gdy jest przeprowadzone świadomie, formalnie i z odpowiednim nadzorem. Z pozoru polubowne rozwiązanie wymaga bowiem profesjonalnego podejścia – tak, aby uniknąć sytuacji, w której restrukturyzacja stanie się jedynie odwleczeniem problemu, zamiast realną próbą odzyskania środków.

W jaki sposób interesy wierzyciela są zabezpieczone podczas restrukturyzacji należności?

Restrukturyzacja należności wiąże się z pewnym ryzykiem – wierzyciel zgadza się na zmianę warunków spłaty, często wydłużając termin lub rezygnując z części należności. Dlatego kluczowe znaczenie ma odpowiednie zabezpieczenie interesów wierzyciela, aby zwiększyć prawdopodobieństwo skutecznej egzekucji świadczenia, jeśli dłużnik nie wywiąże się z ustaleń.

Pisemna forma porozumienia

Podstawowym zabezpieczeniem jest formalizacja ustaleń w formie pisemnej umowy lub ugody. Dokument powinien szczegółowo określać:

• harmonogram spłat,
• wysokość rat,
• terminy płatności,
• ewentualne warunki umorzenia części należności,
• sankcje za niedotrzymanie warunków.

W przypadku większych należności warto rozważyć ugodę zawartą w formie aktu notarialnego z klauzulą dobrowolnego poddania się egzekucji (art. 777 §1 pkt 5 k.p.c.), co pozwala na szybkie wszczęcie egzekucji bez konieczności prowadzenia sprawy sądowej.

Zabezpieczenia rzeczowe i osobiste

Dodatkowym środkiem ochrony interesów wierzyciela są zabezpieczenia majątkowe:

• zastaw – na ruchomościach, np. maszynach, towarze, pojazdach,
• hipoteka – na nieruchomości należącej do dłużnika,
• weksel in blanco – zabezpieczający wykonanie zobowiązania,
• poręczenie osoby trzeciej – szczególnie przy firmach o niestabilnej sytuacji finansowej.

Takie środki dyscyplinują dłużnika i zwiększają szanse na odzyskanie należności w przypadku dalszych problemów ze spłatą.

Wpis do rejestrów dłużników

Wierzyciel może także zastrzec w umowie prawo do dokonania zgłoszenia dłużnika do rejestrów gospodarczych (np. KRD, BIG InfoMonitor), jeśli nie wywiąże się on z warunków restrukturyzacji. To dodatkowa forma presji, działająca zwłaszcza na podmioty dbające o reputację i zdolność kredytową.

Monitoring i bieżący nadzór

Sam dokument nie wystarczy – wierzyciel powinien regularnie monitorować realizację ustaleń, kontrolować spływ rat, przypominać o nadchodzących terminach i reagować w przypadku opóźnień. Tylko aktywny nadzór pozwala szybko zareagować na ewentualne naruszenia porozumienia.

Odpowiednie zabezpieczenia sprawiają, że restrukturyzacja przestaje być „aktem dobrej woli”, a staje się świadomie zarządzanym procesem odzyskiwania należności, w którym ryzyko wierzyciela jest zminimalizowane, a szanse na skuteczny zwrot środków – realne.

Korzyści i ryzyka związane z restrukturyzacją należności

Restrukturyzacja należności to narzędzie, które może przynieść wymierne korzyści dla wierzyciela, ale niesie również określone ryzyka. Decyzja o jej zastosowaniu powinna być poprzedzona analizą sytuacji dłużnika oraz oceną realnych szans na odzyskanie środków. Poniżej przedstawiamy najważniejsze zalety i potencjalne zagrożenia, z jakimi należy się liczyć.

Korzyści dla wierzyciela

• Zwiększenie szans na odzyskanie pieniędzy – elastyczne podejście do spłaty długu często pozwala uniknąć całkowitej utraty należności, zwłaszcza gdy dłużnik ma przejściowe problemy finansowe.
• Uniknięcie kosztów postępowania sądowego i egzekucyjnego – restrukturyzacja bywa tańsza i szybsza niż klasyczna windykacja, która wiąże się z dodatkowymi opłatami i długim czasem oczekiwania.
• Możliwość zachowania relacji biznesowych – polubowne rozwiązanie konfliktu może pozwolić na kontynuację współpracy w przyszłości, zwłaszcza z lojalnymi kontrahentami.
• Kontrola nad procesem – wierzyciel ma realny wpływ na warunki spłaty, sposób zabezpieczenia i harmonogram realizacji zobowiązania.
• Pozytywny wizerunek firmy – otwartość na rozwiązania pozasądowe świadczy o profesjonalizmie i partnerskim podejściu do klientów.

Potencjalne ryzyka

• Odwlekanie problemu w czasie – restrukturyzacja może dać złudne poczucie bezpieczeństwa, jeśli warunki zostaną ustalone bez weryfikacji realnych możliwości dłużnika.
• Niewywiązywanie się z ustaleń przez dłużnika – nawet dobrze skonstruowane porozumienie nie gwarantuje, że dłużnik rzeczywiście dotrzyma warunków umowy.
• Brak zabezpieczeń prawnych – jeśli ugoda nie zostanie odpowiednio sformalizowana lub zabezpieczona, wierzyciel może mieć ograniczone możliwości dochodzenia roszczeń w przyszłości.
• Ryzyko presji negocjacyjnej – niektórzy dłużnicy mogą wykorzystywać restrukturyzację jako sposób na odwlekanie spłaty lub uniknięcie odpowiedzialności.
• Utrata części należności – w przypadku umorzenia długu lub zmniejszenia odsetek wierzyciel rezygnuje z części przysługujących mu środków, co powinno być poprzedzone rzetelną kalkulacją.

Restrukturyzacja należności może być korzystnym rozwiązaniem, pod warunkiem że jest przeprowadzona rozsądnie, z zabezpieczeniem interesów wierzyciela i oparta na realistycznej ocenie sytuacji dłużnika. W przeciwnym razie może przynieść efekt odwrotny do zamierzonego – czyli dalsze pogłębianie problemu i utratę kontroli nad należnością.

Restrukturyzacja należności a obowiązki księgowe i podatkowe

Restrukturyzacja należności, oprócz aspektów prawnych i finansowych, wiąże się także z konkretnymi obowiązkami księgowymi i podatkowymi po stronie wierzyciela. Każda zmiana warunków spłaty długu – czy to wydłużenie terminu, częściowe umorzenie, czy zawarcie ugody – może mieć wpływ na sposób ujęcia należności w księgach rachunkowych oraz na rozliczenia podatkowe.

Odpisy aktualizujące należności

W przypadku długów przeterminowanych, które są restrukturyzowane, wierzyciel może być zobowiązany do utworzenia odpisu aktualizującego. Taki odpis obniża wartość należności w księgach rachunkowych i odzwierciedla ryzyko jej nieściągalności. Jego ujęcie zależy od:

• stopnia przeterminowania należności,
• oceny wiarygodności dłużnika,
• charakteru restrukturyzacji (dobrowolna spłata vs zagrożenie niewypłacalnością).

Odpisy aktualizujące są obowiązkowe w przypadku jednostek stosujących pełną księgowość.

Skutki podatkowe umorzenia należności

Częściowe umorzenie długu w ramach restrukturyzacji skutkuje powstaniem przychodu podatkowego po stronie dłużnika, a po stronie wierzyciela – obowiązkiem wyksięgowania tej części należności. Utrata wierzytelności musi być odpowiednio udokumentowana, aby nie stanowiła przychodu dla wierzyciela, np. na podstawie zawartej ugody lub aktu notarialnego.

VAT od restrukturyzowanej należności

Wierzyciel, który rozliczył VAT od pierwotnej faktury, może skorzystać z tzw. ulgi na złe długi, jeśli spełnione są określone warunki (m.in. brak zapłaty przez 90 dni od terminu płatności). Jednak w przypadku zawarcia porozumienia i ustalenia nowych terminów spłaty, termin 90 dni liczony jest od nowego harmonogramu. Oznacza to, że zawarcie restrukturyzacji może przesunąć możliwość skorzystania z tej ulgi.

Dokumentacja i ewidencja księgowa

Każda forma restrukturyzacji – rozłożenie długu na raty, odroczenie terminu płatności czy konwersja długu – powinna być udokumentowana i ujęta w ewidencji księgowej. Dokumenty, które należy przechowywać:

• umowa/ugoda z dłużnikiem,
• dowody spłat (np. potwierdzenia przelewów),
• noty księgowe lub dowody księgowe związane z korektą należności.

Wpływ na sprawozdawczość finansową

Restrukturyzowane należności wpływają także na obraz sytuacji finansowej firmy w sprawozdaniach – mogą obniżać aktywa, pogarszać wskaźniki rotacji należności i wymagają ujawnienia w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego (jeśli są istotne dla oceny ryzyka kredytowego lub płynności).

Restrukturyzacja należności powinna być nie tylko odpowiednio przeprowadzona od strony prawnej, ale też prawidłowo zaksięgowana i rozliczona podatkowo. W wielu przypadkach niezbędna jest współpraca pomiędzy działem księgowości a prawnikiem lub doradcą podatkowym – tak, aby cały proces był bezpieczny, zgodny z przepisami i korzystny finansowo.

Skorzystaj z pomocy kancelarii przy restrukturyzacji firmy

Restrukturyzacja należności to praktyczne narzędzie, które pozwala wierzycielowi odzyskać środki bez konieczności kierowania sprawy do sądu. oferujemy doradztwo prawne dla firm i wiemy, ze dobrze przeprowadzona restrukturyzacja zwiększa szanse na skuteczne odzyskanie pieniędzy, minimalizując jednocześnie koszty i ryzyko utraty relacji z kontrahentem. Niezależnie od tego, czy chodzi o rozłożenie długu na raty, wydłużenie terminu spłaty, czy zawarcie ugody, każda forma restrukturyzacji wymaga indywidualnego podejścia i znajomości przepisów.

Jeśli masz problem z odzyskaniem należności lub chcesz przeprowadzić restrukturyzację w sposób bezpieczny i zgodny z prawem, skontaktuj się z naszą kancelarią. Przeanalizujemy sytuację Twojego kontrahenta, przygotujemy odpowiednie dokumenty, zadbamy o Twoje interesy i poprowadzimy negocjacje. Nie czekaj, aż dług stanie się nieściągalny – działaj z nami na korzystnych warunkach.